Einleitend wurde gefordert, dass die Daten neben einer guten Qualität in der Bewirtschaftungsphase immer aktuell zur Verfügung stehen müssen. Dieses Bewusstsein ist vielerorts noch nicht vorhanden. Doch spätestens bei einer Neuausschreibung von FM-Leistungen kommt dies zum Vorschein. Das zeigt auch die nachfolgende Grafik (s. Bewirtschaftungs- und Nutzungsphase). Jahre später sind oftmals keine oder keine aktuell gehaltenen Daten verfügbar. Mühsam müssen Raumbücher über Jahre zurück aufbereitet oder Anlagenlisten neu erstellt werden. Dies fordert einen immensen Aufwand an Zeit und Ressourcen – ein volkswirtschaftlicher Irrsinn. Die Grafik zeigt aber auch, dass nicht alle Daten, die bei der Bauwerksübergabe vorhanden sind, in der Bewirtschaftungsphase einen Nutzen generieren. Welche Daten für die Bewirtschaftungsphase benötigt werden, sind in der Bestellung vorrangig von Seiten der Betreiber zu definieren.
Damit die Daten aktuell gehalten werden, sind folgende Faktoren zu berücksichtigen.
Jede Änderung, die eine Relevanz hat, muss bekannt sein: Innerhalb der Unternehmung müssen Daten-Verantwortliche definiert werden. Das heißt jedes Dokument, jeder Datensatz, jeder Plan muss einen Verantwortlichen haben. Dieser Verantwortliche soll in einer definierten Regelmäßigkeit seine Daten prüfen und die Freigabe erteilen. Um die Umsetzung zu garantieren, eignen sich hierfür Personen, welche selbst auf die Aktualität der Daten angewiesen sind. Alle Personen sollen aber Änderungen melden können. Das kann beispielsweise ein Mutationsmeldeformular sein.
Jede bekannte Änderung muss korrekt dokumentiert sein: Damit die Änderungen unverzüglich verarbeitet werden können, ist durch die jeweilige verantwortliche Person vorgängig zu definieren, welche Informationen für die Verarbeitung der Mutation benötigt werden. Das kann beispielsweise mit einer Spezifikation im Meldeformular erfolgen.
Aktuelle Daten können nur auf einer guten Datenbasis gedeihen: Damit dieser Punkt erfüllt werden kann, müssen die Daten bei der Übergabe des Bauwerks der geforderten Qualität des Bestellers entsprechen. Wichtig für die Bewirtschaftungsphase ist jedoch, dass die Datenbasis zentral an einem Ort verwaltet wird. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle betroffenen Personen mit der gleichen Datenbasis arbeiten. Es sollte aber unbedingt vermieden werden, dass Daten gesammelt werden, die keinen Nutzen ergeben.
Die Abhängigkeit der gemeldeten Mutationen auf andere Daten muss bekannt sein: Viele Daten stehen in einer Abhängigkeit zueinander. So hat beispielsweise ein Grundrissplan viele Einflüsse auf andere Daten. Es lohnt sich, ein Beziehungsdiagramm aufzubauen, welches die Abhängigkeiten darstellt. Für eine rechtzeitige Verarbeitung sämtlicher daraus zu mutierenden Daten empfiehlt es sich, pro Abhängigkeit eine neue Mutation anzulegen.
Die LCDM-Prozesse und die Planungs- und Betriebsprozesse müssen aufeinander abgestimmt sein: So sind die Mutationszyklen auf die Informationsbedürfnisse der Betriebsprozesse abzustimmen. Die korrekte Verrechnung kann nur dann erfolgen, wenn die aktuellen Flächen auf die Kostenstellen verteilt sind.
Die Ressourcen und Kompetenz für die Mutationen müssen vorhanden sein: Wie in vielen anderen Bereichen gilt auch hier – für die erfolgreiche Umsetzung werden Ressourcen benötigt. Anhand der Analyse und der Anzahl Datensätze kann der potentielle Aufwand hochgerechnet werden. Neben einem definierten Mutationsplan können Erfahrung sowie die richtigen Tools den Ressourcenaufwand für die Bereinigung der Datensätze in Grenzen halten.
All die aufgeführten Punkte zeigen, dass LCDM nicht von heute auf morgen eingeführt werden kann. Wie bei allen prozessualen Gegebenheiten muss auch das LCDM „gelebt“ werden. Das LCDM ist nicht mehr nur ein Hype, sondern wird immer häufiger in Bauprojekten bereits sehr früh thematisiert und entsprechend berücksichtigt. Es empfiehlt sich, LCDM richtig aufzubauen und die Bedürfnisse der einzelnen Stakeholder abzuholen. Nur so kann der Mehraufwand aufgrund von fehlenden oder falschen Daten nicht nur im Bauprozess, sondern insbesondere auch während der Betriebsphase, wo bekanntlich die meisten Kosten im Lebenszyklus einer Immobilie anfallen, möglichst vermieden werden.
